Comment hacker la productivité de vos réunions?

En France, la productivité des réunions est un enjeu majeur pour les entreprises.
En effet, les firmes françaises sont souvent atteintes de « réunionite aiguë » :
Selon les statistiques, les postes à caractère « décisionnaires » y dédient 40 % de leur temps de travail. Ces réunions sont souvent essentielles, mais beaucoup d’éléments viennent parasiter leur productivité. Faible pertinence ou redondance des sujets, difficultés à réunir tous les acteurs, retards, reports… Toutes ces composantes peuvent être minimisées grâce à une approche Growth Hacking !

Mais que vient faire le Growth Hacking dans l’organisation de réunions me direz vous ?
Et bien comme vous optimisez vos canaux d’acquisitions ou vos moyens de rétentions, adopter l’état d’esprit GH vous permettra d’optimiser votre organisation :
Donc + d’efficacité, + de temps et … + d’argent. Chez iSoluce & Growth Hacking France, nous proposons dans ce sens des journées de formation et de sensibilisation à ces nouvelles pratiques et accompagnons les entreprises dans leur transition digitale. N'hésite pas à nous contacter à bienvenue@isoluce.net si vous voulez en savoir plus !

C’est dans cet ordre-là que nous avons décidé aujourd'hui de vous proposer des astuces pour appliquer l’esprit Growth Hacking à vos réunions et augmenter considérablement leur productivité, pour être aussi efficace qu’en mode startup !

« Oui c’est bien beau d’en parler, on est tous conscients de ces problèmes, mais comment puis-je le mettre en place ? D’autant plus dans un contexte où mes collaborateurs sont réticents au changement ? »

Je dirais que le meilleur moyen que vos collègues se laissent tenter, c’est de rendre ça ludique. Ils vous seront reconnaissants de les faire sortir de leurs réunions routinières tout en améliorant la productivité de celles-ci.

Nous allons donc voir ci-dessous quelques méthodes et solutions pour hacker vos assemblées :

Le Design Thinking est à la base un processus créatif qui suit les méthodes des designers pour illustrer des idées, des problématiques, et libérer la créativité des participants. L’objectif est donc de lever les barrières à la création, pour ne se concentrer au début que sur une idée, et de la faire évoluer avec l’utilisateur au centre.

Petit exemple d'application :

A l’image d’un brainstorming géant, proposez une problématique et formez des petits groupes constitués de 3 à 5 personnes. Désignez un hôte par groupe, qui sera le médiateur durant ce brainstorming, et veillera à ce que personne ne déborde du sujet.
Ce brainstorming sera composé de plusieurs tours, et à la fin de chaque tour, tous les collaborateurs quittent la table et se positionneront sur d’autres, sauf l’hôte qui reste à sa place.(Cf chaises musicales 😉 ) Cela permet d’avoir différents points de vue croisés rapidement, sans débat, et d’en faire ressortir les idées prédominantes.

L’idéal serait de constituer la réunion en 2 phases :

Désirabilité : Centrée sur les besoins et les avis des collaborateurs
Donnez un thème, par exemple « Les retards de livraisons » et laissez libre cours à la créativité des employés, demandez-leur de ne pas se mettre de barrières et d’inscrire tout ce qui leur passe par la tête.
Grâce à ces idées, demandez-leur de réfléchir à des problématiques, et de choisir un axe qui leur semble important. :  Autour de quoi tourne la problématique ? Quels sont les facteurs de ces problèmes ?
Encore une fois, vous ne devez pas entraver la réflexion dans cette étape : On ne parle pas ici de faisabilité, mais seulement de l’idée, des freins qui entraînent la problématique et des solutions envisagées.

Faisabilité Technique et Organisationnelle
Réfléchissez ensuite ensemble à des solutions qui fonctionneraient, seraient faisables et intégrables dans l’état actuel de votre société, et viables économiquement.
Prenez le temps de les prioriser : ressortez le problème majeur que les groupes ont cité, et donnez des axes de mise en place de ces solutions.

Les +  : Pour avoir essayé cette méthode et avoir été un peu réfractaire au début, c’est impressionnant comme celle-ci stimule et libère la créativité des collaborateurs. Ils sont placés au centre du projet et s’investissent d’autant plus.

Les -  :  Il y a un petit temps d’adaptation avant de comprendre le principe, avant que l’équipe se prête au jeu. Il est également difficile pour les collaborateurs de ne pas se mettre de barrières lors de la phase 1 : On se dit que notre solution est irréalisable et on ne prend même pas le temps de la creuser. On pense donc souvent à la faisabilité technique avant sa désirabilité et son utilité.

Plus d'infos ici : 
https://www.lescahiersdelinnovation.com/2016/02/qu-est-ce-que-le-design-thinking/

https://doortoinnovation.com/fr/le-guide-complet-du-design-thinking

Des adultes qui jouent aux Legos, ça existe encore !
Cette méthode, créée par la firme Lego, tend à se démocratiser :
Elle consiste à modéliser une opinion ou une stratégie autour d’une problématique à l’aide de petites briques, et engage 100% des participants qui, tour à tour, exposent leurs avis grâce à des métaphores en Lego.

Elle est de plus en plus utilisée dans des Workshop collaboratifs, ou même par de grandes entreprises comme Apple ou Microsoft, et passe par le jeu pour libérer la créativité de ses employés.

Les +  : Comme le Design Thinking, le Lego Serious Play réveille totalement l’imagination et permet de modéliser des concepts et des idées abstraites, de mettre des images en 3D sur des mots. Le modèle participatif est également facteur de la réussite de cette méthode.

Les -  :  Cette méthode est très conceptuelle, il est parfois dur pour les collaborateurs de se projeter et de participer. Il est impératif d’être « drivé » par quelqu’un qui pratique déjà la méthode, pour qu’il puisse encadrer l’activité et la mener à bien.

Plus d'infos ici : Lego Serious Play