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Comment hacker la productivité de vos réunions?

En France, la productivité des réunions est un enjeu majeur pour les entreprises.
En effet, les firmes françaises sont souvent atteintes de « réunionite aiguë » :
Selon les statistiques, les postes à caractère « décisionnaires » y dédient 40 % de leur temps de travail. Ces réunions sont souvent essentielles, mais beaucoup d’éléments viennent parasiter leur productivité. Faible pertinence ou redondance des sujets, difficultés à réunir tous les acteurs, retards, reports…
Toutes ces composantes peuvent être minimisées grâce à une approche Growth Hacking !

Mais que vient faire le Growth Hacking dans l’organisation de réunions me direz vous ?
Et bien comme vous optimisez vos canaux d’acquisitions ou vos moyens de rétentions, adopter l’état d’esprit GH vous permettra d’optimiser votre organisation :
Donc + d’efficacité, + de temps et … + d’argent. Chez iSoluce & Growth Hacking France, nous proposons dans ce sens des journées de formation et de sensibilisation à ces nouvelles pratiques et accompagnons les entreprises dans leur transition digitale. N'hésite pas à nous contacter à bienvenue@isoluce.net si vous voulez en savoir plus !

C’est dans cet ordre-là que nous avons décidé aujourd'hui de vous proposer des astuces pour appliquer l’esprit Growth Hacking à vos réunions et augmenter considérablement leur productivité, pour être aussi efficace qu’en mode startup !

« Oui c’est bien beau d’en parler, on est tous conscients de ces problèmes, mais comment puis-je le mettre en place ? D’autant plus dans un contexte où mes collaborateurs sont réticents au changement ? »

Je dirais que le meilleur moyen que vos collègues se laissent tenter, c’est de rendre ça ludique. Ils vous seront reconnaissants de les faire sortir de leurs réunions routinières tout en améliorant la productivité de celles-ci.

Nous allons donc voir ci-dessous quelques méthodes et solutions pour hacker vos assemblées :

Le Design Thinking appliqué à vos réunions

Le Design Thinking est à la base un processus créatif qui suit les méthodes des designers pour illustrer des idées, des problématiques, et libérer la créativité des participants. L’objectif est donc de lever les barrières à la création, pour ne se concentrer au début que sur une idée, et de la faire évoluer avec l’utilisateur au centre.

Petit exemple d'application :

A l’image d’un brainstorming géant, proposez une problématique et formez des petits groupes constitués de 3 à 5 personnes. Désignez un hôte par groupe, qui sera le médiateur durant ce brainstorming, et veillera à ce que personne ne déborde du sujet.
Ce brainstorming sera composé de plusieurs tours, et à la fin de chaque tour, tous les collaborateurs quittent la table et se positionneront sur d’autres, sauf l’hôte qui reste à sa place.(Cf chaises musicales 😉 ) Cela permet d’avoir différents points de vue croisés rapidement, sans débat, et d’en faire ressortir les idées prédominantes.

L’idéal serait de constituer la réunion en 2 phases :

Désirabilité : Centrée sur les besoins et les avis des collaborateurs
Donnez un thème, par exemple « Les retards de livraisons » et laissez libre cours à la créativité des employés, demandez-leur de ne pas se mettre de barrières et d’inscrire tout ce qui leur passe par la tête.
Grâce à ces idées, demandez-leur de réfléchir à des problématiques, et de choisir un axe qui leur semble important. :  Autour de quoi tourne la problématique ? Quels sont les facteurs de ces problèmes ?
Encore une fois, vous ne devez pas entraver la réflexion dans cette étape : On ne parle pas ici de faisabilité, mais seulement de l’idée, des freins qui entraînent la problématique et des solutions envisagées.

Faisabilité Technique et Organisationnelle
Réfléchissez ensuite ensemble à des solutions qui fonctionneraient, seraient faisables et intégrables dans l’état actuel de votre société, et viables économiquement.
Prenez le temps de les prioriser : ressortez le problème majeur que les groupes ont cité, et donnez des axes de mise en place de ces solutions.

Les +  : Pour avoir essayé cette méthode et avoir été un peu réfractaire au début, c’est impressionnant comme celle-ci stimule et libère la créativité des collaborateurs. Ils sont placés au centre du projet et s’investissent d’autant plus.

Les -  :  Il y a un petit temps d’adaptation avant de comprendre le principe, avant que l’équipe se prête au jeu. Il est également difficile pour les collaborateurs de ne pas se mettre de barrières lors de la phase 1 : On se dit que notre solution est irréalisable et on ne prend même pas le temps de la creuser. On pense donc souvent à la faisabilité technique avant sa désirabilité et son utilité.

Plus d'infos ici : 
https://www.lescahiersdelinnovation.com/2016/02/qu-est-ce-que-le-design-thinking/

https://doortoinnovation.com/fr/le-guide-complet-du-design-thinking

Le " LEGO SERIOUS PLAY "

Des adultes qui jouent aux Legos, ça existe encore !
Cette méthode, créée par la firme Lego, tend à se démocratiser :
Elle consiste à modéliser une opinion ou une stratégie autour d’une problématique à l’aide de petites briques, et engage 100% des participants qui, tour à tour, exposent leurs avis grâce à des métaphores en Lego.

Elle est de plus en plus utilisée dans des Workshop collaboratifs, ou même par de grandes entreprises comme Apple ou Microsoft, et passe par le jeu pour libérer la créativité de ses employés.

Les +  : Comme le Design Thinking, le Lego Serious Play réveille totalement l’imagination et permet de modéliser des concepts et des idées abstraites, de mettre des images en 3D sur des mots. Le modèle participatif est également facteur de la réussite de cette méthode.

Les -  :  Cette méthode est très conceptuelle, il est parfois dur pour les collaborateurs de se projeter et de participer. Il est impératif d’être « drivé » par quelqu’un qui pratique déjà la méthode, pour qu’il puisse encadrer l’activité et la mener à bien.

Plus d'infos ici : Lego Serious Play

Applications & Outils de Productivité

Vyte.in (On apprécie le jeu de mot)

C’est une application qui permet d’envoyer instantanément une invitation à plusieurs contacts, et ainsi de savoir rapidement les jours où vos invités sont disponibles (ce qui limite les échanges) Plusieurs fonctionnalités sont sympathiques : vous pouvez voter pour un lieu de meeting, créer des sondages… Là où il y a le plus de choix, on opte pour celui-ci !

Les +  : Interface facile et agréable à utiliser, intégrable à votre site web et à de nombreuses interfaces (Linkedin…) , les votants n’ont pas besoin d’avoir l’appli…

Les -  :  Le tarif : les fonctionnalités gratuites suffisent selon moi pour une petite boîte, sinon vous devez payer entre 8 et 10€ par mois, si vous avez besoin des fonctionnalités pro.
Cela peut paraître négligeable, mais si vous êtes dans une optique de réduction des coûts, toutes ces petites applis peuvent rapidement peser sur votre budget.

Plus d'infos ici : Vyte FR

Solid ou Wisembly

Le petit chouchou chez Growth Hacking France : Cette app intervient avant, après et même pendant vos réunions : En amont, elle permet d’automatiser la planification des réunions, en invitant des participants et en les synchronisant dans leurs agendas. On peut y construire avant la réunion, en mettant les points chauds sous forme de cases à cocher, et en "timant" pendant celle-ci la prise de parole de chacun, de prendre des notes sur celles-ci. Elle permet même d’envoyer simultanément un récapitulatif de la réunion à tous les participants.

Les +  : Sa multitude d’intégrations (Slack, Asana, Office 365…)

Les -  :  App un peu intrusive à première vue, elle envoie pas mal de notifications selon les intégrations. (Sûrement un problème de configuration de ma part.)

Plus d'infos ici :
Solid.io (Pour les petites entreprises)
Wisembly (Pour les PME / grandes entreprises)

Dropbox ou Google Drive

Toutes les plateformes de stockage collaboratif en fait.
Cela peut vous paraître tout simple, mais créer un Drive ou une Dropbox peut vous faire gagner de précieuses minutes : Au lieu de faire passer par mail les documents de la réunion, créez un drive en amont, partagez le avec vos collaborateurs et tout le monde aura accès aux documents, plus d’excuses.

Les +  : Facile à utiliser, Drag and Drop, gratuit jusqu’à un certain stockage (en général largement suffisant à part si vous partagez des films entre collègues !)

Les -  :  Pensez à faire des dossiers, on se retrouve rapidement avec une multitude de fichiers à ne plus savoir où chercher !

Plus d'infos ici : ​​​​
Google Drive
DropBox

Google Hangout Meet ou GoToMeeting

Ces deux applications ont le bénéfice de pouvoir planifier une réunion en visioconférence avec pléthore de fonctionnalités:  Vous pouvez partager votre écran en direct, l'un peut être sur le mobile l’autre sur la tablette et l’autre sur son ordinateur, vous pourrez dessiner en direct pour brainstormer, enregistrer la conversation...etc. (avec GoToMeeting)
Ce type d'appli peut être utile pour des conférences à distance, ou même pour un appel instantané.

Les +  : Jusqu’à 25 participant pour Hangout, 50 en version Business
GoToMeeting permet d’obtenir un appel téléphonique directement avant le début d’une réunion, que l’on peut ensuite basculer facilement sur notre ordinateur, ce qui est plutôt pratique.

Les -  :  Pas de version gratuite pour GoToMeeting

Plus d'infos ici : ​​​​
Google Meet
GoToMeeting


Vous l’aurez bien compris, tous ces outils sont le fruit d’un besoin : Celle de débrider les réunions et les travaux de groupe, dans l’objectif d’éliminer les facettes redondantes et ennuyantes des réunions, et de pouvoir se concentrer sur la créativité et la productivité des employés. Bien sûr, il faut du temps pour mettre en place de tels outils, et être capable d’accompagner progressivement ses collaborateurs dans cette transition.

Chez GrowthHackingFrance, nous sommes convaincus que ces nouveaux modes de travail collaboratif sont le futur des entreprises, grands groupes comme startups, face à la transformation du marché du travail.

Nous proposons dans ce sens des journées de formation et de sensibilisation à ces nouvelles pratiques et accompagnons les entreprises dans leur transition digitale. 
N’hésitez pas à nous contacter à bienvenue@isoluce.net si vous voulez en savoir plus !

Que pensez-vous de ces nouvelles pratiques ? Avez-vous eu l’occasion d’essayer une de ces méthodes ? Pensez-vous que celles-ci puissent fonctionner sur du long terme ? N’hésitez pas à nous partager votre expérience !

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About the author

Pierre Levi

Etudiant en Master et Chef de Projet Junior chez iSoluce, Je tente à travers la rédaction d’articles au sein de Growth Hacking France de vous transmettre ma passion pour la stratégie digitale et les nouvelles technologies.

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